La entrega de la nómina al trabajador es de obligado cumplimiento y ha de hacerse en el momento en que se efectúa el pago del salario.

Ya que las nóminas de los trabajadores tratan datos personales hay que tener en cuenta una serie de condiciones para cumplir el RGPD y la LOPDGDD.

Es obligatorio entregar la nómina en papel?

No, pero….

La empresa ha de proporcionar los medios para que el trabajador acceda a su nómina. Veamos distintos supuestos de entrega de nóminas:

A través de una plataforma.

Cada vez es más común que las grandes empresas posean una plataforma desde la cual sus empleados pueden descargarse las nóminas, calendario laboral, convenios….

En este caso la empresa está sujeta a cumplir con las medidas de protección activa reflejadas en el RGPD. Si el servidor es propio deberá asegurarse de que cumplen medidas tales como la encriptación de los datos, limitación de accesos no autorizados, cortafuegos, copias de seguridad y todas aquellas salvaguardas establecidas para minimizar riesgos.

Si por el contrario, la plataforma está alojada en un servidor externo (hosting) la responsabilidad de llevar a cabo las medidas de seguridad es del proveedor contratado. Aún así siempre es obligatorio elegir el proveedor adecuado que nos garantice que cumple con las normativas vigentes conforme al RGPD y LOPDGG ya que la responsabilidad última siempre será de la empresa.

En ambos casos la empresa deberá proporcionar al empleado unas claves de acceso personales con las que tendrá acceso a la plataforma. Estas claves son confidenciales y de uso personal.

En caso de que el trabajador no disponga de acceso por sus medios a dicha plataforma, la empresa deberá permitirle el acceso mediante un ordenador con conexión a la plataforma. Además este acceso deberá permitirse en horario laboral.

En ningún caso la empresa podrá exigir al trabajador que posea un ordenador y una conexión a internet para descargarse las nóminas. Es obligación de la empresa facilitárselas.

Envío por correo electrónico

Si el email es corporativo y el trabajador tiene acceso a un ordenador y conexión por parte de la empresa desde donde pueda acceder al email con su nómina es válido cumpliendo con todas las medidas de seguridad adecuadas.

Si la nómina se envía a un email personal del trabajador, se deberá contar con el consentimiento previo del trabajador. Para que este consentimiento sea válido la empresa deberá ofrecer una alternativa al trabajador, por ejemplo entregarle la nómina en mano. Debido a la posición de superioridad de la empresa con respecto al empleado, no se considera libre y voluntario el consentimiento si no se le ofrece alternativa para que pueda elegir.

En ambos casos también habrá que cumplir todas las medidas de seguridad necesarias para llevar a cabo el envío con la mayor confidencialidad, por ejemplo encriptando los emails. No olvidemos que estamos tratando datos personales y es obligación y responsabilidad de la empresa minimizar los riesgos.

Al igual que en el punto anterior, la obligación de entregar las nóminas recae en la empresa, no se podrá exigir al trabajador que disponga de medios adecuados para conseguirlas.

Entrega en mano

En este caso también se han de cumplir unas pautas respecto a la seguridad de los datos. La empresa tiene la obligación de asegurar la custodia de los datos personales de sus empleados limitando el acceso de personas no autorizadas a los mismos. Por ejemplo controlando el acceso a los equipos de impresión.

Una forma segura y totalmente confidencial de garantizar la privacidad de los datos de una nómina es conectar una plegadora selladora con una impresora. De esta forma, según se imprime la nómina se introduce en una plegadora que sella sus laterales, impidiendo la visualización de los datos. El tipo de papel utilizado en estos casos, papel post, permite que nadie, a excepción del destinatario, pueda ver su contenido.